Reservar un vehículo una semana sí y otra no: semanas pares e impares
Publicado el · 3 min de lectura
En muchas organizaciones, el uso de un vehículo sigue un ritmo: dos equipos que lo comparten una semana sí y otra no, una ronda cada tres semanas, una guardia un lunes de cada dos. En una hoja de cálculo, eso significa copiar cada fecha a mano y olvidar una tarde o temprano. Así se plantea este tipo de reserva regular y esto es lo que conviene comprobar antes de ponerla en marcha.
Un ritmo que se repite
Una reserva recurrente repite el mismo horario (mismo día de la semana, mismas horas) a intervalos regulares. Cada semana es el caso más sencillo, pero muchas necesidades reales vuelven con menos frecuencia: una semana sí y otra no, lo que a menudo se llama semanas pares o impares, o cada tres o cuatro semanas. En lugar de registrar cada fecha una por una, se describe una sola vez: el primer horario, el ritmo y la fecha de fin.
Semanas pares, semanas impares: cómo alternar
Para alternar entre dos equipos, el primero reserva a partir de una semana dada y el segundo a partir de la semana siguiente, ambos con un ritmo de una semana sí y otra no. Cada equipo tiene así sus semanas, sin solapamiento. El día del primer horario fija el día de la semana de toda la serie.
Cuando el vehículo no está libre en una fecha
Un ritmo regular no garantiza que el vehículo habitual esté libre en cada fecha: un mantenimiento, una avería, otra reserva. Hay dos enfoques: reservar siempre el mismo vehículo concreto, con el riesgo de que una fecha sea imposible, o dejar que el sistema elija un vehículo libre en cada fecha, con el riesgo de que no sea siempre el mismo. En ambos casos hace falta un resumen claro de las fechas reservadas y de las que no se pudieron reservar.
Mantener una serie razonable
Una serie muy larga rara vez es buena idea: las reglas de la empresa, la flota y las necesidades cambian. Fijar un número máximo de fechas obliga a revisar de vez en cuando. Y un cambio de hora (verano o invierno) no debe desplazar la salida: las 9 h deben seguir siendo las 9 h.
Cómo gestiona Flotalyo las reservas repetidas
En Flotalyo, una reserva puede repetirse cada semana, o cada X semanas (de 2 a 8) para seguir un ritmo de semanas pares e impares, hasta una fecha de fin y con un límite de 26 reservas. Cada fecha se reserva por separado con sus reglas y después un resumen enumera las fechas confirmadas y las que no se pudieron reservar, sin cancelar nada. La hora se mantiene en los cambios de hora y el correo de confirmación adjunta una invitación de calendario que añade todas las fechas de una vez. El gestor elige qué perfiles tienen derecho a repetir una reserva y a usar « cada X semanas ».
Preguntas frecuentes
¿Qué significan « semana par » y « semana impar »?
Son las semanas cuyo número en el año es par o impar. Reservar una semana sí y otra no a partir de una semana par da todas las semanas pares; a partir de una impar, todas las impares. Ojo: « una semana sí y otra no » sigue una separación de 14 días, no la paridad del número de semana, y algunos años tienen 53 semanas: a final de año la alternancia puede desfasarse respecto a la paridad.
¿Se puede reservar cada tres o cuatro semanas?
Sí. En Flotalyo el intervalo se elige de 1 a 8 semanas: 1 para cada semana, 2 para una semana sí y otra no, y así sucesivamente.
¿El vehículo es el mismo en cada fecha?
No necesariamente. Cuando la asignación es automática, cada fecha se reserva por separado: si el vehículo no está libre una semana, Flotalyo propone otro. Si la persona eligió ella misma el vehículo, nunca se sustituye: esa fecha se señala simplemente como imposible.
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