Fiche de retour véhicule : ce qu'elle doit vraiment contenir
Une fiche de retour trop longue finit remplie à moitié ; une fiche trop vague ne sert à rien au moment où on en a besoin (litige, panne, contrôle). Voici les informations qui font vraiment la différence.
Le kilométrage de départ et d'arrivée, jamais un seul chiffre
Demander uniquement le kilométrage final ne permet pas de vérifier la cohérence du trajet ni de calculer la distance parcourue à cette occasion précise. Les deux valeurs (départ et arrivée) permettent un contrôle croisé avec le trajet suivant.
L'état du carburant, pas juste "plein ou pas"
Préciser si le plein a été refait, s'il ne l'a pas été, ou si le véhicule est électrique et a été rebranché, évite les mauvaises surprises pour la personne suivante et les désaccords sur qui devait faire le plein.
Un signalement d'incident qui ne se perd pas dans un mail à part
Un incident signalé par SMS ou email informel à une seule personne se perd facilement. Rattaché directement à la fiche de retour du trajet concerné, il reste traçable et daté, et peut déclencher une alerte automatique au gestionnaire.
Questions fréquentes
Faut-il rendre tous les champs obligatoires ?
Le kilométrage de départ et d'arrivée doit être obligatoire (c'est la donnée la plus utile). Le signalement d'incident, lui, ne doit être détaillé que si un incident est effectivement coché — pas de champ obligatoire pour un cas qui ne s'applique pas.
Qui doit avoir accès aux fiches de retour remplies ?
Au minimum le gestionnaire de la flotte ; certains outils, comme Flotalyo, bloquent aussi la personne concernée pour une nouvelle réservation tant que sa propre fiche de retour du trajet précédent n'est pas soumise, ce qui garantit un taux de remplissage proche de 100%.
Une fiche de retour qui se remplit vraiment
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